Projecten succesvoller managen

De principes van projectmatig werken

Projecten zijn als wagens. Wagens, waarmee individuen, teams en organisaties zich meestal in complexe verhoudingen krakend, piepend en met veel weerstand in beweging zetten.
Voordat projectwagens in beweging komen, wordt er al veel gesteggeld over en geworsteld met onderlinge verhoudingen, functies, taakverdelingen en rollen. Is dit eenmaal vastgesteld en afgebakend, dan nog treden er tijdens een project binnen projectteams vaak schermutselingen op.

Weerstand
Die schermutselingen en weerstanden veroorzaken wrijving. Wrijving veroorzaakt glans en warmte. Werken in projecten betekent naast veel strijd, dat er veel te winnen is. Immers, zonder weerstand komen wagens en projecten niet in beweging. Zonder weerstand geen grond om af te zetten.
Een project zonder weerstanden is een illusie, blijft bewegingsloos en zielloos. Onzekerheden, risico’s, wijzigingen en verstoringen illustreren de aanwezigheid van weerstanden. Weerstanden zijn noodzakelijk om wakker te blijven!!!

Interacties tussen betrokkenen
Echter, uiteenlopende bewegingen buiten en binnen projecten maken het lastig gezamenlijk gestelde doelen en resultaten te behalen.
In zo’n projectcontext gebeurt er van alles tussen de betrokken actoren: overleggen over de route, afstemmen van het gedeelde beeld (resultaten en doelstellingen), communiceren over behaalde mijlpalen, afstemmen over het vervolg, conflicten oplossen, wijzigingen doorvoeren, verstoringen vormgeven, en uiteindelijk evalueren en het trekken van lessen.
De interacties tussen betrokkenen in een project zijn dan ook legio.

Principes projectmatig werken
Bij het streven van actoren in projecten zie ik de principes van project matig werken als motoren van ontwikkeling bij hun communicatie en samenwerking.
Voorbeelden van die principes van projectmatig werkgedrag zijn:

• Werken met gedeelde beelden
• Expliciteren door visualiseren (letterlijk: gedeelde beeldvorming!!!)
• Aannames verifiëren
• Vragen stellen
• Resultaatgericht werken (Wat? Waarom? Hoe? Waarmee?)
• Afbakenen
• Randvoorwaarden, uitgangspunten en spelregels (vóóraf) definiëren
• Vóóraf zaken bepalen en afstemmen: éérst denken, dan plannen, dan doen
• Eenduidigheid nastreven
• Helderheid en transparantie
• Overeenstemmen
• Afstemmen
• Betrekken
• Betrokkenheid creëren
• Terugkoppelen
• Structureren door KISSS (: Keep It Simple, Structered, Stupid)
• Openheid
• Wederlerigheid
• Gelijkwaardigheid
• Prioriteiten stellen
• Consequenties aangeven
• Pendelen tussen strategische besluitvorming (Willen: Waarom is het project van belang?) en operationele haalbaarheid (Kunnen: Is het gezien de beschikbaarheid van mensen en middelen uitvoerbaar binnen gestelde kaders?)

Het toepassen en handelen naar deze principes geeft het omgaan met knelpunten en weerstanden in projecten handvatten.
Optredende weerstanden worden daardoor meer ‘leerstanden’ dan misstanden die ongemakkelijk zijn.

Succesvolle projecten
‘Leren’ in projecten heeft voor velen te maken met het geschoold worden in het hanteren van het ‘methodische instrumentarium’: “Als ik de instrumenten van project management maar onder de knie heb, dan komt het wel goed in mijn projecten!”
Ervaren project managers geven doorgaans aan, dat het in succesvolle projecten voor 70 tot 80 procent gaat om ‘sociaal communicatieve’ en samenwerkingsvaardigheden. (Uit: persoonlijke trainingsevaluaties.)

Evenwicht
De kunst van het werken in projecten betekent het resultaatgerichte instrumentarium zo effectief en efficiënt mogelijk inzetten ten behoeve van de onderlinge communicatie.
Kortom: Zoek het juiste evenwicht tussen het alom bekende ‘harde’ instrumentele en ‘soft social skills’. Combineer de harde, zakelijke kant met mensgerichtheid. Projectmatig werken is immers mensenwerk dat gericht is op concrete realisaties ten behoeve van gestelde doelen en effecten.

Een voorbeeld
Begin jaren negentig van de vorige eeuw kwam ik via mijn werkzaamheden in de ontwikkelingssamenwerking intensief in aanraking met ‘Objective Oriented Project Planning’ (OOPP). Deze project management benadering combineert instrumentele elementen (causaal analytische logica) met sociaal communicatieve (the human factor van gezamenlijkheid en participatie).
In het toepassen van de OOPP methodiek heb ik vele malen de kracht van deze combinatie ervaren. Deelnemers zijn verbluft over de synergie die in deze hoge druk pan benadering ontstaat.

Groepsdynamiek en instrumentarium
Een set van logische instrumenten wordt via een beproefd stappenplan gekoppeld aan de groepsdynamische processen. Opeenvolgende fasen van verkenning (divergeren) en beslissen/plannen/doen (convergeren) worden afgewisseld. Hierbij worden beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming in (psycho)logische kaders afgebakend, en winnen daardoor aan kracht en effectiviteit.
Door de juiste verhouding van instrumenten, gerichte groepsdynamica en visualisatiemanagement vindt de communicatie, participatie en samenwerking tussen mensen in projecten vele malen effectiever en efficiënter plaats. Iedereen wordt in deze ‘open space’ uitgenodigd bijdragen te leveren.

Ogenschijnlijk een open deur
Waarom wordt deze basale ‘hard-zacht’ combinatie dan zo weinig in de dagelijkse projectpraktijk toegepast? Tijdgebrek? Druk? Lastig? Ingewikkeld? Tuurlijk, tijdsdruk is altijd het excuus!
80% van het projectsucces wordt toch bepaald door de wijze waarop mensen in projecten communiceren en samenwerken? Waarom is het dan toch, dat de methodische PRINCE 2 op de eerste plaats komt, en de KING SIZE ‘human factor’ er maar wat slapjes bij hangt? Eng? Onbekend? Niet stoer? Not cool? Onzekerheid? Angst voor kwetsbaarheid? Verschuilen achter de (schijn)zekerheid van instrumenten? Incompetentie?
Overigens niets ten nadele over gestructureerde methodieken! Die zijn onontbeerlijk, zij het als slechts één deel van de werkelijkheid niet alles zaligmakend.

Resultaatgerichte instrumenten en mensgerichte vaardigheden
De combinatie van resultaatgerichte instrumenten en mensgerichte vaardigheden gaat mijns inziens verder dan uit dit voorbeeld naar voren komt. Het is tevens van toepassing op andere principes van projectmatig werken. Bijvoorbeeld bij het komen tot gedeelde beeldvorming, bij het formuleren van de projectopdracht met relevante betrokkenen, bij het vóóraf bepalen van effectieve resultaten en doelen (output en outcome), bij het elkaar feedback geven over samenwerking en voortgang, in het verifiëren van aannames, bij zaken expliciteren, bij het creëren van draagvlak en commitment.

Basiswaarden
Basiswaarden van projectenwerk, zoals eenduidigheid, wederkerigheid, gelijkwaardigheid, openheid, transparantie, sluiten hierbij goed aan. Wie kent ze niet? Wie past ze toe?
Dat is natuurlijk ook lastig. Zeker in organisaties waar in vele gevallen het primaat van de (verticale) functionele hiërarchie (over)heerst, omdat die nu eenmaal zijn waarde ook heeft. Of heeft gehad? Of omdat het primaat van de politiek decretologische vormen aanneemt? Of omdat oude sentimenten, onhebbelijkheden, posities of zelfs pathologieën een rol spelen?

Verticaal en horizontaal
Het ‘nieuwe’, opkomende denken en handelen ontwikkelen zich de laatste jaren meer en meer. Ik denk hier in termen van korte communicatie lijnen binnen platter wordende organisaties. Dit alles ten behoeve van marktrespons (snelheid), trends in de maatschappij, eisen van de steeds meer individualiserende klant.
Diezelfde principes en waarden van project matig werken zijn hierbij relevant. Denk alleen al aan wederkerigheid, openheid en transparantie. Verticaal, hiërarchisch denken en horizontaal, wederkerig denken staan hier haaks op elkaar. Dit ‘verticale’ denken is in de meeste organisaties nu nog dominant, en staat volgens mij het werken in projecten meestal in de weg.

Are times changing?
De basiswaarden en principes van projectmatig werken (zie boven) zijn dermate evident, liggen zo vanzelfsprekend dicht bij natuurlijk menselijk gedrag, dat we ze maar al te gemakkelijk uit het oog verliezen.
Mijn stelling is, dat de principes van project matig werken noodzakelijk zijn voor het met succes volbrengen van projecten.

Uitdaging
De uitdaging voor de komende tijd ligt dan ook in het opbrengen van begrip voor de positie en verwachtingen van betrokken actoren in projecten. Het klakkeloos en rigide toepassen van instrumentele planning en control mechanismen, het naleven van wetten, regels en procedures van organisaties, biedt onvoldoende soelaas voor succesvolle uitvoering van projecten.
In projecten is instrumentele beheersing belangrijk, maar ondergeschikt aan sociaal communicatieve vaardigheden in projecten. Het komt hier aan op bewust en professioneel handelen.

De hele kunst is om elementen van het project instrumentarium op de juiste wijze vorm te geven, en de ter beschikking staande instrumenten op een adequate en betrokken wijze met actoren te communiceren.

AIMIGO – maatwerk bij ontwikkeling levert een portfolio aan trainingen, coaching en advisering op het gebied van project management. AIMIGO heeft als uitgangspunt het balanceren van resultaatgerichte en mensgerichte competenties.
Kijk verder bij Project Management Trainingen voor meer informatie.

Wilt u meer informatie over diverse aspecten van het projectmanagement gebruik dan de speciale startpagina over projectmanagement van beginthier.nl?